Od maila od klienta do gotowego zamówienia w ERP w 60 sekund - jak AI automatyzuje obsługę zapytań B2B?

Z punktu widzenia osób decyzyjnych (Dyrektor Handlowy, Szef Biura Obsługi Klienta B2B, COO) największym zagrożeniem przy projektach transformacji technologicznej jest zatrzymanie się na powierzchownym wdrożeniu narzędzia, bez przebudowy samego procesu. Dane rynkowe oraz analizy wdrożeń AI w procesach sprzedaży B2B i dystrybucji wyraźnie pokazują, że firmy, które traktują obszar taki jak wdrożenie AI w dziale handlowym jedynie punktowo, nadal tracą dziesiątki godzin miesięcznie na ręczną weryfikację wyjątków, przepisywanie danych między oknami i korygowanie błędów ludzkich.

Tradycyjne systemy OCR opierają się na sztywnych szablonach współrzędnych dokumentu. Tymczasem w relacjach B2B każdy kontrahent wysyła zapytania ofertowe i zamówienia w innym formacie: jedni przesyłają wyeksportowany plik PDF z własnego systemu zakupowego, inni wklejają listę produktów w treść wiadomości e-mail, używając potocznych nazw, skrótów branżowych lub starych symboli katalogowych. Gdy pojawia się rosnący wolumen zapytań, ręczne tłumaczenie nomenklatury klienta na indeksy magazynowe staje się głównym wąskim gardłem działu sprzedaży.

Aby wyeliminować wąskie gardła, architektura systemu musi zapewniać jednoznaczne źródło prawdy (Single Source of Truth) oraz pełną powtarzalność operacji. W projektach realizowanych przez Sataris kluczową rolę odgrywa dwukierunkowa integracja z systemem ERP, która pozwala zastąpić ręczne przekazywanie plików zautomatyzowaną, odporną na błędy logiką biznesową.

Zamiast prostego odczytu znaków, agent AI analizuje kontekst całego zgłoszenia: rozpoznaje dane kontrahenta po adresie e-mail lub numerze NIP, wyodrębnia tabelę pozycji z załącznika PDF lub treści wiadomości, a następnie za pomocą wyszukiwania hybrydowego (wektorowego i słownikowego) dopasowuje każdą pozycję do konkretnego kodu SKU w systemie ERP, weryfikując dostępne stany magazynowe oraz indywidualny cennik klienta.

Projektując rozwiązanie dla średnich i dużych przedsiębiorstw, musimy uwzględnić specyfikę już działającego oprogramowania oraz wymogi bezpieczeństwa transakcyjnego. Właśnie dlatego tak istotne jest połączenie doświadczenia procesowego z praktyką wdrożeniową - zobacz, jak aktualnie kształtuje się poziom wykorzystania AI w polskich firmach i dlaczego największą przewagę zyskują przedsiębiorstwa wdrażające model Human-in-the-Loop.

W tym podejściu sztuczna inteligencja wykonuje 95% pracy odtwórczej w ciągu mniej niż 60 sekund od wpłynięcia wiadomości e-mail, a handlowiec widzi na ekranie gotowy szkic zamówienia lub oferty wraz z podświetlonymi pozycjami, które wymagają decyzji (np. propozycją zamiennika przy braku stanu magazynowego). Niezależnie od tego, czy priorytetem organizacji jest odczytywanie zamówień PDF przez sztuczną inteligencję, czy kompleksowa optymalizacja procesów sprzedaży, pracownik zatwierdza dokument jednym kliknięciem zamiast przepisywać kilkadziesiąt wierszy z załącznika.

Dobrze zaplanowana automatyzacja zamówień B2B z AI zwraca się zazwyczaj w perspektywie od kilku do kilkunastu miesięcy. Oszczędność wynika nie tylko z odzyskanego czasu specjalistów BOK i działu handlowego, ale przede wszystkim ze skrócenia czasu reakcji na zapytanie klienta - w handlu B2B firma, która odsyła precyzyjną, przeliczoną ofertę w 5 minut zamiast po 24 godzinach, znacznie częściej wygrywa zamówienie.

Dodatkowo system uczy się na podstawie zatwierdzonych przez handlowców decyzji: raz zmapowana nazwa potoczna produktu używana przez konkretnego kontrahenta zostaje zapamiętana w słowniku synonimów, dzięki czemu kolejne zamówienia od tego samego klienta są procesowane ze stuprocentową trafnością.

Chcesz sprawdzić, ile czasu i kosztów możesz zaoszczędzić w swoim dziale handlowym dzięki automatycznemu przetwarzaniu zapytań i zamówień B2B? Najlepszym punktem wyjścia jest bezpłatna konsultacja wdrożeniowa z inżynierami Sataris, podczas której przeanalizujemy Twoje obecne procesy, wskażemy wąskie gardła i zaproponujemy docelową architekturę rozwiązania.

W Sataris projektujemy i wdrażamy rozwiązania AI ściśle zintegrowane z systemami ERP (Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Subiekt nexo, enova365) oraz platformami B2B - od bezpiecznego odczytu dokumentów po pełną automatyzację obiegu zamówień.