Case Study: CRM - Ampol-Merol
Zintegrowana aplikacja dla ogólnopolskiego zespołu handlowego, łącząca automatyzację zamówień, harmonogram wizyt w terenie, bazę wiedzy oraz integrację z bazą Oracle i IFS ERP.
- Projektowanie hybrydowego workflow: praca w terenie + zarządzanie BOK/Dyrekcja
- Optymalizacja wydajności zapytań na produkcyjnej bazie Oracle Database
- Integracja procesowa z systemem IFS ERP (zamówienia, limity, warunki handlowe)
- Wdrożenie lokalnego modelu AI oraz automatyzacji w standardzie 100% Paperless
Kontekst i geneza projektu
Dystrybucja agro, w której o sukcesie decydują minuty
W nowoczesnej dystrybucji o wygranej lub przegranej transakcji często decydują minuty. Widać to szczególnie w branży agro, w której działa Ampol-Merol - jeden z czołowych ogólnopolskich dystrybutorów środków produkcji rolnej i podmiotów skupujących płody rolne.
Siłą napędową firmy jest rozbudowany zespół handlowy, na który składają się doradcy terenowi odwiedzający gospodarstwa w całym kraju, Dział Sprzedaży oraz dyrektorzy regionalni.
Setki zamówień dziennie i negocjacje bezpośrednio na polu
Gdy w szczycie sezonu do firmy spływa kilkaset zamówień dziennie, a handlowiec negocjuje warunki bezpośrednio na polu lub przy kuchennym stole u rolnika, nie ma miejsca na przestoje. Doradca musi w ułamku sekundy sprawdzić dostępność partii towaru w magazynach, zweryfikować limit kupiecki rozbity na kilka rodzinnych podmiotów, wyliczyć koszt transportu ciężarowego i zabezpieczyć marżę firmy. Dotychczasowe narzędzia przestały nadążać za tym tempem. Organizacja tonęła w rozproszonych informacjach, komunikacja ginęła w setkach maili, a pojedynczy specjaliści w centrali - w logistyce, kontrolingu czy marketingu - byli paraliżowani setkami telefonów dziennie w rutynowych sprawach.
„Największa wartość powstaje wtedy, gdy technologia, procesy i cele biznesowe są projektowane jako jeden spójny system, w symbiozie z systemem ERP.”
Cel: Zbudować zintegrowane środowisko dla handlowców i centrali
W Sataris stanęliśmy przed jasnym zadaniem: zaprojektować i wdrożyć od podstaw dedykowany ekosystem klasy Enterprise, który połączy pracę w terenie z centralnym systemem IFS ERP oraz bazą Oracle, zdejmie biurokrację z barków ludzi i stanie się codziennym centrum dowodzenia sprzedażą.
Zarządzanie w czasie rzeczywistym, kalendarz i system, który sam prowadzi handlowca
Pierwszą fundamentalną zmianą było przejście z pasywnego raportowania na zarządzanie w czasie rzeczywistym (Real-Time Management). W nowym systemie CRM dyrektor sprzedaży nie musi już czekać do jutra na odświeżenie tabel w BI. Jednym kliknięciem przełącza widok na wybrany region lub konkretnego doradcę i podczas spotkania 1-na-1 widzi na żywo realizację planów sprzedażowych, postępy w kampaniach sprzedażowych oraz aktywność w terenie. Chaos mailowy zastąpiliśmy wbudowanym modułem komunikacji wewnętrznej, w którym handlowcy jednym kliknięciem potwierdzają zapoznanie się z nowościami produktowymi, a menedżerowie mają pełny wgląd w statystyki dotarcia informacji.
Sam system został zaprojektowany w filozofii Guided Selling - to aplikacja pilnuje rytmu dnia handlowca, a nie odwrotnie. Dzięki integracji z systemem GPS floty samochodowej oraz bilingami operatora GSM, historia kontaktów z klientem tworzy się automatycznie i jest uzupełniona notatkami handlowców. Każde połączenie telefoniczne samo odkłada się na osi czasu gospodarstwa, a każdy postój auta służbowego trwający powyżej 10 minut jest rejestrowany przez system. Rano, przy pierwszym logowaniu, doradca w kilka sekund rozlicza wczorajsze trasy, przypisując postoje do wizyt u klientów w okolicy wraz z krótką notatką głosową lub tekstową.
Automatyzacja zamówień w terenie
Błyskawiczne kompletowanie i walidacja zamówień bezpośrednio podczas spotkania z klientem, z automatycznym sprawdzaniem reguł handlowych.
Skrócenie czasu obsługi
Drastyczna redukcja czasu potrzebnego na procesowanie zamówienia od momentu rozmowy na polu do rejestracji w centrali ERP.
Koordynacja i rozliczanie wizyt
Centralny terminarz spotkań, optymalizacja tras przejazdów oraz natychmiastowe rejestrowanie notatek i ustaleń polowych z GPS.
Centralna baza wiedzy
Dostęp do etykiet produktów, zaleceń agrotechnicznych, zamienników i kalkulatorów dawek w zintegrowanym module Niezbędnik handlowca.
Narzędzia nadzoru i analityki
Pulpit zarządczy dla dyrektorów sprzedaży: monitoring realizacji planów, wskaźniki konwersji wizyt i wgląd w aktywność w regionach na żywo.
Integracja z Oracle DB i IFS ERP
Wysoka stabilność i bezkompromisowa wydajność przy pracy na produkcyjnej bazie Oracle z milionami rekordów kontrahentów i towarów.
Wyzwanie: Pogodzenie pracy mobilnej w terenie z rygorami Oracle DB i ERP
Rolnictwo i duża dystrybucja B2B mają swoją unikalną specyfikę: jedno duże gospodarstwo często funkcjonuje jako kilka powiązanych prawnie podmiotów (rodzice, dzieci, spółki celowe), a sąsiedzi w jednej miejscowości konsultują ze sobą otrzymane warunki handlowe. Aby to uporządkować, stworzyliśmy wielopoziomową strukturę Grup Klientów ze wspólnym limitem kredytowym w IFS ERP oraz autorski mechanizm Grup Relacyjnych, który ostrzega handlowców przed złożeniem niespójnych ofert cenowych osobom z tego samego kręgu towarzyskiego.
Prawdziwym przełomem okazał się jednak mechanizm wczesnego wykrywania odejść klientów (Early Churn Detection). System nieustannie analizuje aktywność zakupową klienta. Gdy algorytm zauważy pierwsze sygnały spadku zamówień u dotychczas stabilnego kontrahenta, nie czeka na koniec kwartału - natychmiast generuje zadanie retencyjne dla doradcy, pozwalając uratować relację, zanim klient przejdzie do konkurencji.
Optymalizacja wydajności na Oracle DB
Optymalizacja struktur pod kątem szybkości zapytań na bazie produkcyjnej liczącej miliony rekordów. Indeksy i zapytania zaprojektowane z myślą o natychmiastowych odpowiedziach mobilnego frontendu.
Bezpośredni łącznik IFS ERP
Zamówienia z terenu natychmiast wchodzą w obieg ERP. Dedykowana warstwa kolejkowania zapewnia pełną spójność danych finansowych i magazynowych bez konieczności ręcznego wprowadzania przez BOK.
Grupy Relacyjne i limity kredytowe
Zabezpieczenie przed niespójnymi ofertami cenowymi dla sąsiadujących gospodarstw oraz automatyczne współdzielenie limitu kupieckiego w ramach rodzinnych spółek agro.
Early Churn Detection
Algorytmy ciągłej analizy spadków zamówień i generowanie automatycznych zadań retencyjnych w kalendarzu doradcy przed odejściem klienta do konkurencji.
Zintegrowana platforma dla doradców, działu sprzedaży i dyrekcji
Największe odciążenie operacyjne przyniosła pełna automatyzacja ścieżki zakupowej. Dziś 100% wszystkich zamówień przechodzi przez firmę w trybie bezdotykowym.
Aby ułatwić doradcom negocjacje twarzą w twarz, w konfiguratorze zamówień stworzyliśmy unikalny przełącznik „Strefa Handlowca / Strefa Klienta”. Gdy doradca obraca tablet w stronę gospodarza, jednym kliknięciem ukrywa swoje wewnętrzne prowizje, marże i budżety rabatowe, eksponując na ekranie wyłącznie korzyści dla klienta, naliczone punkty w programie lojalnościowym oraz dostępne nagrody. Jednocześnie moduł „Zamykamy półki” promuje produkty z końcówkami serii lub krótkim terminem ważności, pomagając firmie na bieżąco czyścić stoki magazynowe.
Równie spektakularną ulgę odczuły działy wsparcia w centrali. Zadania, które wcześniej generowały setki telefonów dziennie, stały się w pełni samoobsługowe. Handlowiec sam wyszukuje klienta po numerze telefonu i jednym przyciskiem wysyła elektroniczną prośbę o przepisanie go do swojego regionu (lub przejmuje go automatycznie z archiwum). Sam zamawia też nagrody lojalnościowe dla rolnika bezpośrednio do ERP i sam sprawdza w katalogu zamienniki produktów po składzie substancji czynnej.
Inteligentna logistyka ciężka, 100% Paperless i lokalna Sztuczna Inteligencja
W sprzedaży nawozów czy płodów rolnych logistyka decyduje o rentowności całej transakcji. Dlatego w górnym pasku aplikacji wbudowaliśmy Symulator Transportu Ciężarowego, który już w trakcie rozmowy telefonicznej wylicza realną trasę dla samochodu ciężarowego - uwzględniając ograniczenia tonażowe na mostach i wysokości wiaduktów. Co więcej, w module Ładunków doradcy mogą łączyć rozbite ładunki we wspólne dostawy, a gdy zamówienie obejmuje tylko część auta (np. 10 z 24 ton), system na mapie GIS automatycznie podpowiada innych klientów, pozwalając doładować ciężarówkę do pełna.
Cały proces zamknęliśmy w standardzie 100% Paperless i pełnego bezpieczeństwa finansowego. Umowy o współpracę, kontrakty terminowe oraz umowy skupu płodów rolnych są podpisywane biometrycznie rysikiem na ekranie tabletu lub zdalnie przez platformę.
Mobilny kokpit & Guided Selling
Automatyczna oś czasu spotkań oparta o GPS auta i bilingi GSM. Szybkie rozliczanie tras, notatki głosowe i natychmiastowy dostęp do salda klienta.
Strefa Handlowca / Klienta
Przełącznik widoku tabletu maskujący prowizje i marże podczas negocjacji twarzą w twarz, z ekspozycją punktów lojalnościowych i nagród.
Samoobsługa centrali i BOK
Elektroniczne przejmowanie klientów między regionami, bezpośrednie zamawianie nagród lojalnościowych do ERP oraz wyszukiwarka zamienników.
Symulator Transportu Ciężarowego
Wyliczanie tras z uwzględnieniem nośności mostów i wiaduktów, łączenie ładunków oraz automatyczne doładowywanie aut na mapie GIS.
100% Paperless i podpis biometryczny
Umowy handlowe, skupu i kontrakty terminowe podpisywane rysikiem na tablecie lub zdalnie, z pełną mocą prawną i natychmiastowym zapisem w ERP.
Moduł „Zamykamy półki”
Aktywne promowanie produktów z końcówek serii i krótkim terminem ważności, przyspieszające rotację i czyszczenie stanów magazynowych.
Architektura i stack technologiczny
Wysokowydajny stack korporacyjny dopasowany do infrastruktury klienta i rygorystycznych wymagań bezpieczeństwa.
Fundamentem systemu jest wysokowydajna architektura korporacyjna zaprojektowana pod kątem błyskawicznego działania w warunkach polowych oraz pełnej spójności transakcyjnej z centralą. Warstwa kliencka została zbudowana w oparciu o Angular, zapewniając ergonomiczny interfejs na tabletach, telefonach i komputerach stacjonarnych. Za logikę biznesową, wielopoziomowe reguły autoryzacji i asynchroniczne kolejkowanie zamówień odpowiada skalowalny backend w Node.js / NestJS (TypeScript).
System pracuje bezpośrednio na produkcyjnej bazie Oracle Database obsługującej miliony rekordów asortymentowych i historycznych, z dedykowanym, dwukierunkowym łącznikiem transakcyjnym do systemu IFS ERP. Ekosystem spaja ponad 10 zewnętrznych integracji API - w tym nawigację ciężarową.
Kropką nad „i” architektury jest bezpieczne wdrożenie Sztucznej Inteligencji. Z uwagi na rygorystyczną ochronę tajemnicy handlowej zastosowaliśmy lokalny model AI (On-Premise), który działa w wewnętrznej infrastrukturze firmy jako osobisty asystent doradcy - przed wizytą analizuje historię notatek, transakcji i profil gospodarstwa, generując gotową pigułkę wiedzy sprzedażowej. Równolegle wdrożony Agent AI automatycznie odczytuje przesyłane skany zaświadczeń o ukończeniu szkoleń ŚOR i sam uzupełnia daty ważności uprawnień w kartotekach klientów.
Angular
- Zaawansowane widoki operacyjne i pulpit doradcy
- Responsywny UI zoptymalizowany pod tablety i telefony
- Ergonomiczne kreatory zamówień typu wizard
- Płynna praca w warunkach ograniczonego zasięgu
Node.js / NestJS
- Skalowalna warstwa mikroserwisowa w TypeScript
- Asynchroniczne przetwarzanie kolejek zamówień
- Bezpieczna autoryzacja uprawnień i ról w zespole
- Rygorystyczne testy integracyjne i kontraktowe
Oracle Database
- Pełna integracja ze środowiskiem korporacyjnym
- Optymalizacja zapytań na milionach rekordów
- Dedykowane indeksy pod wyszukiwanie asortymentu
- Transakcyjna spójność ACID w obiegu zamówień
IFS ERP & AI Delivery
- Bezpośredni łącznik procesowy z systemem IFS ERP
- Generowanie danych testowych i symulacja obciążeń z AI
- Automatyzacja testów scenariuszy handlowych E2E
- Ciągłe dostarczanie i iteracyjny rozwój modułów
Wymierne rezultaty wdrożenia systemu CRM
Zamiast dopasowywać 150-osobowy zespół do sztywnych ram gotowego oprogramowania pudełkowego, w Sataris stworzyliśmy system skrojony dokładnie pod DNA biznesowe Ampol-Merol. Przełożyło się to na twarde, mierzalne rezultaty:
Bezpośrednia synchronizacja eliminuje ręczne wprowadzanie danych przez BOK.
Automatyczna walidacja indeksów towarowych i warunków handlowych w kreatorze.
Wbudowany kalendarz i szybkie notatki terenowe zaraz po zakończeniu spotkania.
Etykiety, dawkowania i zalecenia agrotechniczne w module Niezbędnik handlowca.
Zastąpienie papierowych arkuszy ergonomicznym kreatorem zamówień.
Wszystkie dane o obrotach i limitach kupieckich w telefonie doradcy.
Dedykowany łącznik i kolejka transakcyjna gwarantująca brak opóźnień.
Bieżący monitoring postępów terenowych dla dyrektorów sprzedaży.
| Metryka | Wartość | Co to oznacza w praktyce? |
|---|---|---|
| Skrócenie obiegu zamówienia do ERP | -80% | Bezpośrednia synchronizacja eliminuje ręczne wprowadzanie danych przez BOK. |
| Redukcja pomyłek asortymentowych | -90% | Automatyczna walidacja indeksów towarowych i warunków handlowych w kreatorze. |
| Czas planowania i raportowania wizyt | -50% | Wbudowany kalendarz i szybkie notatki terenowe zaraz po zakończeniu spotkania. |
| Pokrycie bazą wiedzy | 100% asortymentu | Etykiety, dawkowania i zalecenia agrotechniczne w module Niezbędnik handlowca. |
| Czas przygotowania zamówienia w terenie | -65% | Zastąpienie papierowych arkuszy ergonomicznym kreatorem zamówień. |
| Czas dostępu do historii klienta w terenie | < 2 sekundy | Wszystkie dane o obrotach i limitach kupieckich w telefonie doradcy. |
| Spójność danych między terenem a ERP | 100% transakcji | Dedykowany łącznik i kolejka transakcyjna gwarantująca brak opóźnień. |
| Cyfryzacja ewidencji wizyt handlowych | 100% cyfrowo | Bieżący monitoring postępów terenowych dla dyrektorów sprzedaży. |
Rola zespołu SATARIS we wdrożeniu CRM Ampol-Merol
Zintegrowany łańcuch wartości
Nie ograniczyliśmy się do wdrożenia standardowego oprogramowania. Zespół SATARIS przeprowadził szczegółową analizę procesów pracy doradców w terenie, zbadał interakcję z Biurem Obsługi Klienta i zaprojektował architekturę bezpośrednio zintegrowaną z produkcyjną bazą Oracle Database oraz systemem IFS ERP klienta. Połączyliśmy mobilność handlowców z rygorystycznymi wymaganiami korporacyjnego środowiska IT.
Główny wniosek wdrożeniowy
„Największa wartość powstaje wtedy, gdy technologia, procesy i cele biznesowe są projektowane jako jeden spójny system, w symbiozie z systemem ERP.”
Planujesz wdrożenie dedykowanego systemu CRM lub automatyzacji sprzedaży?
Porozmawiajmy o architekturze procesów handlowych, która zintegruje pracę terenową z Twoim systemem ERP w jedno skalowalne środowisko.
